Planificamos para el éxito con una Declaración de Legado
Para lograr un objetivo necesitamos de un plan y es por ello que en esta ocasión y a forma de tutorial voy a decirte que es una declaración de legado, como se debe redactar y quienes deben tener acceso a este importante documento.
Primero que nada contexto, imaginemos que somos emprendedores y tenemos una idea, sabemos lo que necesitamos y seguro hemos encontrado algunas herramientas que nos funcionaran para realizar las actividades que imaginas, sabemos que sigue poner orden a las ideas y mínimo redactar los objetivos de mi idea.
Al determinar un objetivo seguro encontraremos una lista de actividades y tareas necesarias para llegar a la meta señalada, mismas que podremos calendarizar y organizar, en conjunto esto sería una declaración de legado.
Contar con un plan al inicio de un proyecto puede ayudar a comenzar de la mejor manera posible. Y una de las maneras más eficientes y efectivas de planificar es una declaración de legado.
Una Declaración de Legado es una que te ayuda a definir objetivos, estimar costos, establecer plazos y asignar responsabilidades. Incluso puede ayudarte a anticipar posibles problemas, y evitar así que algunos errores lleguen a arruinar el plan por completo.
Además, es una excelente manera de comunicar tus planes a gerentes, clientes y equipos. Al ver tu declaración de legado y darte sus opiniones, ellos podrán confirmarte (o no) si tus objetivos son adecuados y realistas.
Escribir una declaración de legado puede ayudarte a ver cómo tu proyecto se adecúa a los objetivos a largo plazo. Por ejemplo, supongamos que el objetivo más importante de tu proyecto es lograr la internacionalización y llevar tus productos más allá de México.
Sin un plan o declaración de legado, puedes olvidarte de este objetivo de largo plazo y sólo vender en México. Una declaración de legado puede recordarte, por ejemplo, que necesitas hacer los trámites necesarios para la exportación, investigar los requerimientos de otros países para el comercio de tus mercancías.
Una vez que has decidido hacer una declaración de legado, llega el momento de poner manos a la obra. ¿Por dónde empezar?, para ello te recomiendo comenzar con la definición del propósito u objetivo general.
Primero, identifica las necesidades o problemas que tu proyecto va a resolver. ¿Tu empresa u organización cuenta con objetivos sociales, ambientales o económicos que sea necesario resaltar?
Luego, indica cuál es el objetivo principal de tu proyecto. ¿Cómo es que tu empresa u organización logra cambiar la situación o sustituir la necesidad preexistente?
A continuación, define el alcance del proyecto, es decir, la combinación del problema que pretende resolver y el objetivo que busca lograr. El alcance del proyecto consta de 2 o 3 oraciones que se ubican en la parte superior de la carta y que explican por qué estás creando este proyecto.
El alcance de tu proyecto podría ser: “Este proyecto transformará el comercio minorista de x productos, creando circuitos de comercio justo entre el mercado y los artesanos mexicanos, y estableciendo las bases para la comercialización internacional de la artesanía nacional”.
Ahora que tu declaración ha identificado el porqué de la existencia del proyecto, puedes profundizar en los detalles de lo que deseas lograr y en cómo lo lograrás.
Divide el objetivo de tu proyecto en metas específicas y medibles. Es posible que tu proyecto determine una cantidad de artesanos que desean afiliar, o establecer un porcentaje sobre el aumento de exportaciones de artesanías.
Definir cómo medir el éxito y en cuánto tiempo debes alcanzar tu objetivo. Sé tan claro como sea posible: esto ayudará a los gerentes y clientes a comprender los resultados esperados, por un lado, y a que tu equipo se mantenga enfocado en el objetivo.
Ahora bien, si estás planeando un gran proyecto con varias partes, fases y actividades, asegúrate de definir objetivos para cada una de las partes.
Por ejemplo, supongamos que estás construyendo toda una red de artesanos y se tienen 3 objetivos principales el primero la conjunción y capacitación del grupo, el segundo objetivo sería generar una presencia mínima en redes o internet y por último el tercero sería vender directamente a sus clientes con un E-Commerce,al tener la claridad en estos 3 objetivos generales podemos pasar a la siguiente etapa.
Crear objetivos parciales para cada parte de tu proyecto, lo que te permitirá medir y evaluar cada uno de los elementos que componen la iniciativa general. Ahora bien, la mayoría de los proyectos no son llevados a cabo por una sola persona. Entonces, si alguien más está involucrado, también querrás que sus funciones estén especificadas en la declaración de legado.
Enumera a todas y todos los que pienses que estarán involucrados en tu proyecto. Escribe cuál es su título, responsabilidades e información de contacto. Esto ayuda a que todos los miembros del equipo sepan qué se espera de ellos y qué pueden esperar ellos de los demás.
También querrás incluir a toda persona que no forme parte del equipo pero que administre, apoye o se beneficie de tu proyecto. Si estás utilizando los servicios de una empresa de diseño, por ejemplo, incluye al propietario de esa empresa en la declaración de legado como un aliado estratégico.
Asegúrate de que tu declaración de legado también indique quién es el patrocinador, es decir, la persona (a menudo un ejecutivo) que te ayuda a obtener el dinero, el equipo, el personal y los recursos que pueden hacer crecer a tu proyecto.
Por último, recuerda incluir como “Gerente de Proyecto”. Estás supervisando el progreso y asegurándote de que las tareas se realicen a tiempo y dentro del presupuesto definido. Agregar tus datos ayuda a que todo el equipo pueda recurrir a ti si lo necesita.
Consejo:
Crea una hoja de cálculo con el nombre, título, función, responsabilidades e información de contacto de cada persona para adjuntar a tu carta de proyecto. De esta forma, todo estará en un solo lugar y las personas podrán actualizar los datos fácilmente.
Asesor AWEC
Las declaraciones de legado están diseñadas para que todo el trabajo funcione sin problemas. Pero dado que las cosas pueden salir mal, es útil identificar y definir los riesgos posibles.
Concéntrate en los problemas que pueden retrasar el trabajo o salirse del presupuesto.
Puedes hacer una búsqueda para ver qué conflictos son comunes en proyectos como el tuyo o consultar publicaciones y sitios web de la industria, que a menudo conocen los posibles problemas.
Es posible que surjan desafíos relacionados con las personas del equipo, el lugar donde trabajan o los tiempos de entrega, aquí es donde la solicitud de licencia de una persona, los cambios climáticos en proyectos que se desarrollan al aire libre, las fechas feriados, y todo aquello que pueda retrasar tu proyecto.
Así que una vez que consideres todos los posibles fortuitos, pídele a tu equipo que los apruebe y por lo tanto los conozcan. Luego, pueden trabajar juntos en analizar qué pasará en caso de que ocurran los problemas, agregando planes secundarios para garantizar alcanzar el objetivo.
Al llegar a este paso, se espera que tu declaración de legado sea un mapa del éxito. Pero debo decirte que aún falta un poco para que todo esté listo y ordenado para el despegue de las naves.
En tu declaración de legado será necesario indicar claramente los presupuestos y plazos, incluso puedes señalar las tareas necesarias para cada paso del proyecto y asignarles sus propios tiempos y criterios de evaluación.
Ingresa toda la información que influya en tu proyecto, podrías incluir detalles que te hacen diferente a la competencia, las normas que debe seguir el equipo o los criterios o iniciativas que todos deben conocer y tener en cuenta.
Cuando lo termines, comparte tu carta, (Yo te recomendaría una versión online que todos puedan ver al mismo tiempo) con gerentes y líderes, es recomendable que firmen por compromiso. Aquí es donde les piden sus opiniones y realizas los ajustes hasta que todos estén de acuerdo. Luego, procede con el plan y mucho éxito.
Giorgio Zuñiga
Director de Innovación Empresarial AWEC
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